2017
KONTAKTER > Mødereferater
| Referat af St. Lyngby IF´s Venner ordinære bestyrelsesmøde onsdag den 1. november 2017 kl. 18.00 | ||
| Afbud: ingen Ansøgninger: Modtaget ansøgninger fra fodbold, skytte og gymnastik. Drøftet, behandlet og besluttet. Henrik formulerer svar til Fordelingsmøde. Grundet vælgermøde og andet flytter vi Fordelingsmødet til den 14. Henrik skriver ud. Kassereren om økonomi mm.: Jan fremlagde den overordnede regnskab fra loppemarkedet - et tilfredsstillende overskud. Nærmere info kan man få ved Generalforsamlingen. Der er ændringer omkring mobile Pay. Jan undersøger nærmere og vender tilbage med, hvad det kan betyde for os. Nyt vedr. teltudlejning: Nogle telte trænger til en reparation. Henning har brug for hjælp til at gennemgå teltene. Jens og Rene’ aftaler nærmere med Henning. Nyt vedr. loppemarked: Evalueringer er modtaget. Henrik videresender og vi behandler ideer og forslag frem mod næste loppemarked. | Andre arrangementer: Der er styr på jule/vennetur den 8. december. Vennepris uddeles den 11. november. Vi har besluttet, hvem der skal have prisen. Henrik uddeler prisen. Generalforsamling, 28. januar 2018. Kort drøftelse. Vi planlægger nærmere på mødet den 10. januar. Diverse møder: Ingen Pølsevogn: Ingen punkter. Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning: Ingen punkter Næste møde: 10. januar 2018 kl. 18.00 - Generalforsamling 2017 | |
Referat af St. Lyngby IF´s Venner ordinære bestyrelsesmøde onsdag den 4. oktober 2017 kl. 18.00 | ||
Afbud: Jan Ansøgninger: Ingen ansøgninger. Vi behandler afdelingernes ansøgninger på næste møde. Ansøgningsfrist er 1. november 2017. Kassereren om økonomi mm.: Vi afventer regnskab fra loppemarkedet. Forventer, det ligger klart til novembermødet. Elith oplyser, at bortskaffelse af affald og leje af jernplader har højere omkostninger end 2016. Nyt vedr. teltudlejning: Lukket for i år - efter en lang og god sæson. Andre arrangementer: Aktiv Fest Vennepris besluttes på næste møde. Husk kandidater. Diverse møder: Ingen Fordelingsmøde 15. november kl. 19.00. Jens og Henrik sørger at invitere bestyrelserne. Jens er tovholder if. med bespisning mm. | Nyt vedr. loppemarked: Evaluering Der var ekstraordinært meget affald i år - vi bliver nødt til at være mere kræsne ved indsamling og så vidt muligt køre det på genbrugsstationen i løbet af sommeren. Stort set alle boder gik frem. Folk købte flere varer end bespisning Mange mundtlige roser fra besøgende Overordnet stor tilfreds med arrangementet - altid småting, der kan rettes. Overvejelser: En undersøgelse af, hvor folk ser vores opslag. Hvor meget skal vi offentliggøre omkring økonomi? Frister vi svage sjæle? Mobile Pay næste år - hvordan gør vi det bedre? Skal en ny container indkøbes? Beslutning Vi bortskaffer kølevognen og lejer i fremtiden. Evaluering med loppeformændene - skriftlig evaluering. Henrik skriver ud... | Pølsevogn: Ingen punkter. Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning: Ingen punkter Næste møde: 1. november kl. 18.00 Punkter: Behandling af ansøgninger, regnskab fra loppemarked, beslutning om Venneprisen. |
| Referat af St. Lyngby IF´s Venner ordinære bestyrelsesmøde onsdag den 6. september 2017 kl. 18.00 Afbud: Ingen Ansøgninger: Ingen ansøgninger Kassereren om økonomi mm.: Betalt en regning fra danske fragtmand, der var sendt til IF. Vi sørger for at være mere præcise med adressen og modtager, når vi benytter vognmænd. Sørger for at bestille byttepenge. Nyt vedr. teltudlejning: Leif Sommer og frue har doneret næsten 5000 til foreningen. Henrik formulerer et takkebrev. Omsætning på 110.000 i år - flot arbejde af teltfolket. Nyt vedr. loppemarked: Plakaterne er klistret på og klar til opsætning. De opsættes i løbet af uge 37. Justering af skrivelse om Intern handel bl.a. optælling. Drøftelse af optællingsmetode. Al optælling skal, af sikkerhedsmæssige årsager, foregå i 7´erens lokaler. Tydelig skilte omkring drikke- og spisetider fredag og lørdag. Jørn har meldt fra som formand - Keld overtager. Jens orienterer den nye nabo. Vi glæder os til den 24. september. Andre arrangementer: Flæskearrangementet gik fint. Lige i underkanten af mad. Diverse møder: Ingen Pølsevogn: Ingen punkter. Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning: Gulvet fjernes den 7. oktober. Jens taler med Morten Meldgaard om hjælpende hænder fra fodboldafdelingen. Efter loppemarked tager vi stilling til kølevognens skæbne. Jens har talt med Anders M. J. om bilparken. Skal endnu ikke udskiftes, men det er fint at være vågne if. til gode tilbud. Eventuelt: Næste møde onsdag den 4. oktober kl. 18.00 Afbud fra Jan Pkt.: Evaluering af Loppemarked | ||
Referat af St. Lyngby IF´s Venner ordinære bestyrelsesmøde onsdag den 9. august 2017 kl. 18.00 Afbud: Ingen Ansøgninger: Ingen ansøgninger Kassereren om økonomi mm.: Investeret 800.000 via Nordea investeringsforeninger. Der er åbnet for muligheden at kunne modtage betaling med andre/flere kreditkort end tidligere. Nyt vedr. teltudlejning: Der arbejdes på at føre vandslange/rør til den store port på Loppehallen. På den måde vil det blive lettere at rengøre telte. Nyt vedr. loppemarked: Drøftelse, beslutninger, orientering mv. i én stor pærevælling: · Teksten rettes til på plakaten. · Michael sørger for plakater, herunder en bedre papirkvalitet. · Henrik søger tilladelse til opsætning i relevante kommuner. · Jens spørger Alvent om fortsat at være sponsor · Michael og Henrik færdiggør plakater og t-shirts. · Klisterdag 3. september kl. 10. i loppehallen. Jens køber klister. · Jens undersøger muligheden for leje af borde og bænke · Forespørgsel om fødder til p-skilte ved vejen. Jens kontakter Anders om behov. · Facebook. Vi gør som sidste år. Henrik og Stine Lyng sørger for at pleje af vores side. · Henrik skriver til loppeformændene om bemanding. · Henrik taler med Rikke Nissen om bespisning efter markedet. · Der etableres én række, hvor der kan betales med mobilepay. · Det skal indskærpes at kasserne tælles op i 7'erens lokale. · Alle kender deres pligter og vi samler op på næste møde. Andre arrangementer: Rene' får/har styr på ål og flæsk den 25.8 i klubhuset. Henrik bestiller maden. Diverse møder: Michael og Henrik orienterede om mødet med sponsorgruppen Pølsevogn: Intet Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning: Der blev talt om den orange bil, der skal efterses af Anders J. Herefter tages beslutning om det videre forløb. Eventuelt: Næste møde 6. september kl. 18.00 - Status på loppemarked | ||
| Referat af St. Lyngby IF´s Venner ordinære bestyrelsesmøde onsdag den 7. juni 2017 kl. 18.00 | ||
Afbud: René Ansøgninger: Ingen ansøgninger Kassereren om økonomi mm.: Investeringsarbejdet er fortsat i gang mere om dette i august. Nyt vedr. teltudlejning: Teltarbejdet går rigtig godt - har haft en travl periode. Alt er gået fint under kyndig styring af Henning Larsen og Anders Jørgensen. Nyt vedr. loppemarked: Jens har kontakt med diverse teltudlejere, så den del kan komme på plads i god tid. Indsamling går som den skal og det ser fornuftigt ud - hallen fyldes støt og roligt. | Andre arrangementer: Ål & flæsk: Fredag den 25. august kl. 18.00. Michael booker Arresøhus. René er tovholder. Julefrokost: Fredag den 8. december. Henrik er tovholder. Diverse møder: Partnerkatalog (sponsorarbejde) Michael og Henrik fremlagde forslaget til Partnerkataloget. Det blev drøftet og justeret. Vi havde en længere drøftelse om, hvorvidt vores T-shirts skal være en del af kataloget. Henrik sørger for at fremsende vores oplæg til udvalget og Venners bestyrelse. Pølsevogn: Er i tip top stand og udlejes med jævne mellemrum. Den stilles op til ungdomsafslutning med pølser, sodavand og bemanding. | Eventuelt: Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning: Borde/bænkesæt VENNER indkøber 5 borde/bænkesæt til området m. plade: ”Skænket af VENNER”. Jens er tovholder. Halstørklæder: Vi talte igen om, hvorvidt VENNER skal indkøbe klubhalstørklæder til videresalg. Beslutning: Belært af mange erfaringer, tror vi ikke, at det er en vej vi skal ned af…i denne omgang. Næste møde 8. august kl 18.00 Partnerkatalog, Loppemarked - herunder mobile Pay i indgangen, Investeringer |
Referat af St. Lyngby IF´s Venner ordinære bestyrelsesmøde onsdag den 3. maj 2017 kl. 18.00 Afbud: Ingen Ansøgninger: Ingen ansøgninger Kassereren om økonomi mm.: Øko-dag: Overskud på 29.500 (i runde tal) Den hvide bil har været til syn og skal gensynes efter lidt reparation. Nyt vedr. teltudlejning: Der er indkøbt ny bordplade, da en lejer har savet en bordende af! Henning og Anders er ved at udarbejde en plan for teltopsættere - bl.a. hvem skal køre hvornår Nyt vedr. loppemarked: Det kører stille og roligt. Det ser fornuftigt ud med varer - indtil videre. Andre arrangementer: Evaluering af Økodag: En rigtig god dag. God afvikling af salget. Alle kender deres plads. Overvejelse: en mobilpay-kø og en dankort/kontant-kø. Ordentlig skiltning omkring mobile Pay. Diverse møder: Sponsormøde Henrik orienterede om mødet. Der arbejdes på en form for Sponsorkatalog. Vi har fået et udkast tilsendt, som vi skal arbejde videre med. Henrik og Michael tager opgaven og vender tilbage til næste møde. Pølsevogn: ingen punkter Eventuelt: ingen punkter Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning: Forslag om fællesindkøb af bordebænke. Henrik formulerer brev til formodede interessenter om økonomi. Forslag om fremstilling og salg af halstørklæde. Michael og Henrik undersøger nærmere. Næste møde 7. juni kl 18.00 Partnerkatalog Halstørklæder Opstart på loppemarked Borde/bænkesæt | ||
Referat af St. Lyngby IF´s Venner ordinære bestyrelsesmøde onsdag den 5. april 2017 kl. 18.00 Afbud: Ingen Ansøgninger: Ingen ansøgninger Kassereren om økonomi mm.: Jan orienterede om mødet med Nordea. Hvor risikovillige er vi? Vi er villige til at investere - med laveste risiko - et rimeligt beløb af foreningens formue. Jan søger for formalia. GPS er indkøbt - placeres i skrivepulten. Nyt vedr. teltudlejning: Der er booket fuldt ud, frem til slut juni. Nyt vedr. loppemarked: Henrik orienterede om Stines oplæg omkring større promovering på Facebook - altså en udbygning af sidste års tiltag. Henrik taler med Stine om det videre forløb. Husk: vi skal undersøge hvor folk ser vores annonce. Husk: at vi har aftale med Hillerød forsyning om afhentning i genbrugshus. Vi opfordrer loppefolket til at køre i genbrugshuset, når der ikke er mange ture. Andre arrangementer: Økodag Styr på pølserne. Keld sørger for at hyre det rette antal folk og har kontakten til kageholdet + lån af grill. Teltopsætning fredag 21. 4 kl. 16: Rene', Jan, Michael, Keld, Anders m.fl. Diverse møder: Jens har været til møde med repræsentanter for IF omkring fælles sponsoraftale. ” En fælles strategi for koordinering af sponsoraftaler”. Det er bestyrelsens holdning, at vi i, nogen udstrækning, gerne vil indgå i en eller anden form for sponsoraftale. Der er en klar holdning til, at vi som bestyrelse ikke vil være opsøgende i arbejdet, men kan stille nogle platforme til rådighed for reklamer. Der skal være en klar fordelingsnøgle i forhold til den økonomiske del. Jens og Henrik deltager i næste møde den 19. april kl 19.00 Klubhuset. Pølsevogn: Ingen punkter Eventuelt: Ingen punkter Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning: Behandling af forslag til ændringer/forbedringer af loppemarkedet: · Fadølsbar? Henrik taler med forslagsstilleren om baggrunden for forslaget. · Der skal gives klar besked til du unge servicemedarbejdere, hvor og hvad deres opgave er. · Mobil Pay ved indgangen? Vi vil gerne udvide brugen af Mobil Pay, generelt. Vi overvejer hvordan vi gør det bedst. · Valgarrangement (Kommunalvalg 2017) på dagen: nej tak - vi ønsker ikke at blande tingene sammen. · Vi overvejer, hvordan vi bruger internettet bedre i forbindelse med afhentning loppeeffekter. Næste møde 3. maj kl 18.00 Evaluering af ØKO-dag Tilbagemelding ift. fadølsanlæg Tilbagemelding fra møde omkring Sponsorkatalog | ||
| Referat af St. Lyngby IF´s Venner ordinære bestyrelsesmøde onsdag den 1. marts 2017 kl. 18.00 | ||
Afbud: Elith Andersen Konstituering: Formand: Jens Hansen Næsteformand: René Larsen Kasserer: Jan Enevoldsen Sekretær: Henrik Keck Øvrige bestyrelsesmedlemmer: Anders Andersen, Michael Larsen og Keld Hjort Olsen Suppleanter: Lars Hansen og Elith Andersen Ansøgninger: Vi behandlede ansøgning om håndboldrenser - Henrik formulerer svar. Kassereren om økonomi mm.: Kontingentopkrævninger er sendt ud. Jan har møde med Nordea den 2. marts om eventuelle investeringer. Jan forhører sig om mulighederne og vender tilbage på næste møde. Nyt vedr. teltudlejning: Alle telte er rengjort. Overvejelse if. til indkøb af gummi-dupsko/filtdutter til stolene eller 'engangsdutter. Vi undersøger indkøb af nye brugte borde - firkantede i træ med gummikant. Nyt vedr. loppemarked: ingen punkter Indsamling begynder 1. april - annoncerne kommer i fra uge 11. Der samles ind til og med lørdag den 16. september - sorteringen stopper tirsdagen inden. Effekter fra sidste indsamling samles i et opbevaringstelt. Per Antonisen erstatter Aske på hold 11. René og Jens har kontakten til indsamlere og sorterere. Drøftet ny annonce - Henrik undersøger priser. Vi har sat en maxpris. Andre arrangementer: Øko-dag Keld og Jens har fat i den lange ende. Opsamling på Generalforsamling Ok fremmøde, trods alt!! God og konstruktiv forsamling i god tone og lækre ærter, efterfølgende. Bestyrelsesmøder: Afholdes den 1. onsdag i måneden - fremover i 7'erens lokaler. Diverse møder: ingen punkter Pølsevogn: Udlejet til Præstegården 4. maj. Anders og Rene' sørger for en ny vandvarmer og udbedrer småfejl. Eventuelt: Ingen punkter Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning: Michael søger for at indkøbe et ur til loppehallen. Jan indkøber 1 stk. GPS, der kan benyttes af loppeafhenterne. Placeres i skrivepulten. Næste møde, 5. april: Øko-dag, økonomiske investeringer og Loppemarked. |
| GENERALFORSAMLING 2017 Store Lyngby IF, VENNER Søndag d. 29. jan. 2017 kl. 10.30 Referat 1. Valg af dirigent Ole Meldgaard Jensen 2. Årsberetning Formand for VENNER, Jens Hansen, aflagde sin Årsberetning indeholdende årets højdepunkter, aktiviteter og øvrige arbejdsopgaver, herunder: Øko-dag, udlejning af pølsevogn og telte, Loppemarkedet og diverse praktiske opgaver året har bragt. Et travlt og spændende år med rigtig gode indtægter. Formanden takkede endvidere de mange trofaste hjælpere der, gennem året, har lagt megen tid og kræfter i arbejdet for VENNER. En særlig tak til teltfolk, loppeafhentere og -sorterere og til Anders Jensen for at holde vognparken i ordentlig stand. Formanden orienterede om, at Lene Larsen modtog Venneprisen 2016. Endeligt takkede Formanden afdelingerne for godt arbejde og fastslog at VENNER gerne støtter et godt initiativ. Ligeledes en tak til Hovedafdelingen for godt samarbejde Kommentarer til Årsberetningen: Formand for St. Lyngby IF, Per Lyngsie roser VENNER for et flot stykke arbejde og ser frem til et endnu tættere samarbejde i fremtiden. 3. Forelæggelse og godkendelse af det reviderede regnskab Kasserer, Jan Enevoldsen, redegjorde for regnskabet og uddybede nøgletallene. Der er lavere overskud på loppemarkedet, grundet større omkostninger. Derimod er der større indtægter på både telt udlejning og pølsevognen. Under punktet blev drøftet, hvordan vi bliver skarpere på optælling af loppeindtægterne på selve dagen. Bestyrelsen arbejder på at finde en bedre og sikrere procedure. 4. Fastsættelse af kontingent for det kommende år Uændret - 75,00 årligt. 5. Behandling af indkomne forslag Ingen indkomne forslag. 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer og revisor Bestyrelsesmedlemmer på valg: René Larsen – 2 år, genvalgt Anders Andersen – 2 år, genvalgt Keld Hjort Olsen – 2 år, genvalgt Revisor på valg: Connie Nielsen, genvalgt Valg af 2 bestyrelsessuppleanter på valg: Elith Andersen, genvalgt Lars Hansen, genvalgt Valg af 1 revisorsuppleant på valg: Per Felby, genvalgt 7. Eventuelt Per Lyngsie orienterede om proces og status vedr. projektet. ”Liv og glade dage” Henning Larsen orienterede om teltudlejning, generelt. Der skal arbejdes på om klar formulering af retningslinjer til hjælpere ift. loppemarked. Tak fra fodboldformand, Morten Meldgaard, for det økonomiske tilskud. Det gør en kæmpe forskel i arbejdet med de unge mennesker. Opmærksomhed på indsamling lige op mod markedet - hvor længe skal vi samle ind og hvordan sorteres de sidste effekter. Generalforsamlingen afsluttedes med et trefoldigt leve for Store Lyngby IF, VENNER Ole M. Jensen Dirigent Henrik Keck Sekretær | ||
| Referat af St. Lyngby IF´s Venner ordinære bestyrelsesmøde onsdag den 4. januar 2017 kl. 18.00 | ||
Tilstede: alle Ansøgninger: ingen Kassereren om økonomi mm.: Er ved at gennemgå Årsregnskabet for 2016. Kontantkassen lukkes, da der ikke sker konteringer på denne. Nyt vedr. teltudlejning: ingen punkter Nyt vedr. loppemarked: ingen punkter Andre arrangementer: Generalforsamling er den 29. januar 10.30, afholdes i 7'eren. Bestyrelsen møder 9.45. Der er styr på maden - v/Søren og Claus Rene' sørger for drikkevarer og øvrig forplejning. Jan inviterer medlemmerne via mailliste. Henrik undersøger dirigentmulighederne. Henrik sørger for dagsorden. Rene' sørger vedtægter. Konstituering sker umiddelbart efter Generalforsamlingen. | Øko-dag er den 23. april 2017. Diverse møder: ingen punkter Pølsevogn: ingen punkter Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning: Hjertestarter. Fået ny serviceaftale med et andet firma, da det gamle er lukket. Rene' sørger for formalia. Behandling af forslag omkring etablering af overdækning på hallens gavl. Beslutning: Vi ser det ikke som en opgave i Venne-regi, men vi vil se positivt på en ansøgning om økonomisk støtte til udførelse. Eventuelt: Punkter til næste møde 1. marts 2017: Fastsættelse af mødedatoer Loppemarked - behandling af forslag Økodag Økonomisk støtte til indkøb af håndboldrenser | |